MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES


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1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES MARZO 2017 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-25 (). Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE.

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3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES CÓDIGO: ÍNDICE PAG. INTRODUCCIÓN 1 OBJETIVO 2 REFERENCIAS 2 UBICACIÓN ESTRUCTURAL 3 ORGANIGRAMA DE PUESTOS 4 FUNCIONES GENERALES 5 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: Jefe/a de Departamento 6 Subjefe/a de Departamento Difusión 10 Técnico/a A Medios de Comunicación y Síntesis Informativa 13 Profesional Ejecutivo/a Redes Sociales y Producción Audiovisual 15 Técnico/a B Redactor y Redes Sociales 17 Subjefe/a de Departamento Ediciones 19 Técnico/a A Diseñador Gráfico 21 Técnico/a A Revista CIJ, Corrector y Redactor de Textos 24 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Marzo 2017 Marzo 2017 U: ORDIFUYEDI

4 INTRODUCCIÓN El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemática información específica del Departamento de Difusión y Ediciones respecto a su objetivo, ubicación, estructura interna y funciones. El Manual de Organización se elaboró con el objeto de que se utilice como un medio de orientación para las personas que integran el Departamento y como un instrumento de capacitación para aquellos que se incorporen al mismo. Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal del Departamento de Difusión y Ediciones en el desempeño de sus funciones, definiendo en términos generales, la relación que guarda con las diferentes áreas de la Institución; así como sus respectivos ámbitos de autoridad y responsabilidad. 1 de 25

5 OBJETIVO Diseñar, coordinar y supervisar las estrategias de difusión institucional, tanto en los medios de comunicación masiva como en los de comunicación alternativa, así como el proceso editorial del material que se requiera como apoyo a los programas de prevención y atención del consumo de drogas a nivel nacional. REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C. 2 de 25

6 UBICACIÓN ESTRUCTURAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA NORMATIVA DIRECCIÓN DE PREVENCIÓN SUBDIRECCIÓN DE MOVILIZACIÓN SOCIAL Y PROYECTOS ESPECIALES DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES 3 de 25

7 ORGANIGRAMA DE PUESTOS JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y EDICIONES SUBJEFE/A DIFUSIÓN SUBJEFE/A EDICIONES TÉCNICO/A A MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y SINTESIS INFORMATIVA TÉCNICO/A A DISEÑADOR GRÁFICO /2 PROFESIONAL EJECUTIVO REDES SOCIALES Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL TÉCNICO/A "A REVISTA CIJ, CORRECTOR Y REDACTOR DE TEXTOS TÉCNICO/A B REDACTOR Y REDES SOCIALES 4 de 25

8 FUNCIONES GENERALES Promover los servicios institucionales en radio, televisión y prensa, así como en medios de comunicación alternativos. Diseñar, proponer y llevar a la práctica estrategias nacionales, regionales y locales para difundir los mensajes preventivos del consumo de drogas. Supervisar cualitativa y cuantitativamente la difusión de los mensajes institucionales en los medios de comunicación masivos y alternativos. Coordinar y dar seguimiento al Programa Anual de Comunicación Social. Coordinar la edición de las publicaciones institucionales propuestas por las diferentes áreas de la Institución, así como su proceso de revisión, corrección, impresión, reimpresión y distribución oportuna. Coordinar con las unidades operativas la coedición de material impreso institucional, tanto de publicaciones técnico-científicas como promocionales. Organizar la producción y reproducción del material audiovisual que genera la Institución. Organizar y dar seguimiento al Concurso Nacional que lleva a cabo la Institución. Administrar la cuenta de la Institución en Facebook y dar seguimiento a las cuentas de las unidades operativas en esa red social. Participar en la Comisión de Redes Sociales de la Institución e integrar el informe de las redes para los informes trimestrales. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite del Departamento, con base en los lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos. Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitadas por la ciudadanía, que le requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Identificar, administrar y evaluar en forma permanente, los riesgos que se presenten en sus áreas de trabajo como resultado de su operación. 5 de 25

9 Nombre del puesto: J EFE/A DE DEPA R T A M E N T O Objetivo: Diseñar y desarrollar estrategias para la difusión de mensajes preventivos y de promoción de los servicios institucionales en medios de comunicación masivos y alternativos, así como coordinar y supervisar la permanente producción y edición de publicaciones. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Subdirector/a de Movilización Social y Proyectos Especiales Personal a su cargo: Subjefe/a de Departamento Difusión Subjefe/a de Departamento Ediciones 6 de 25

10 Funciones 1. Establecer y coordinar concertaciones con diferentes instituciones, organismos y medios de comunicación, a fin de apoyar la tarea de difusión institucional. 2. Supervisar y analizar cualitativa y cuantitativamente los avances operativos, las metas y la productividad de los proyectos de difusión de los mensajes institucionales, y en su caso, sugerir medidas de mejora. 3. Coordinar y dar seguimiento al desarrollo del Programa Anual de Comunicación Social que contempla las campañas a nivel nacional. 4. Elaborar periódicamente boletines de prensa y cuando se requiera, organizar conferencias que difundan información acerca de prevención, tratamiento e investigación del consumo de drogas, así como de eventos especiales. 5. Organizar los Concursos Nacionales de la Institución, de acuerdo con las directrices de la Dirección General. 6. Coordinar y supervisar la revisión, corrección y entrega de la síntesis informativa que se integra con las noticias relevantes acerca de las adicciones y temas afines al quehacer institucional. 7. Coordinar y supervisar la producción audiovisual que genera la Institución. 8. Coordinar y dar seguimiento conjuntamente con la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales, a las solicitudes de los medios de comunicación respecto a entrevistas y participaciones de especialistas y pacientes de la Institución, así como de información que genera la misma. 9. Organizar y coordinar la cobertura de eventos institucionales (fotografías, convocatoria a prensa, grabación de audio y video, exposiciones de fotografías y carteles, instalación de mampara y equipo de audio). 7 de 25

11 10. Coordinar y supervisar la edición trimestral de informes de actividades del Departamento y presentarlos a la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales y a la Dirección de Prevención para su revisión. 11. Colaborar conjuntamente con la Dirección de Prevención en la coordinación de la Comisión de Redes Sociales de la Institución. 12. Coordinar y supervisar la administración de la cuenta de Facebook (Centros de Integración Juvenil), así como el monitoreo de las cuentas de las unidades operativas en esta red social y los textos que se integran al blog institucional (cijadicciones.blogspot.mx). 13. Coordinar la producción del material impreso requerido como apoyo en la realización de eventos institucionales. 14. Asesorar, coordinar y dar seguimiento al diseño, formación y coedición de las publicaciones institucionales tanto técnico-científicas como de difusión (dípticos, folletos, carteles, etc.), así como supervisar su proceso de impresión. 15. Realizar los trámites administrativos relacionados con la producción del material impreso con fines de promoción y difusión. 16. Coordinar y supervisar la corrección de estilo de los textos originales que envían las diferentes áreas para su inclusión en publicaciones institucionales. 17. Coordinar la revisión y el traslado de material impreso del Almacén de la Institución a la bodega de las oficinas de Tlaxcala. 18. Coordinar y supervisar la clasificación de los archivos de trámite de la Unidad, con base en los lineamientos establecidos para el efecto; así como verificar que se informe con la periodicidad establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos. 19. Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el área. 8 de 25

12 20. Coordinar las acciones necesarias para que el personal a su cargo, implemente los mecanismos de detección y control de riesgos en la realización de las funciones asignadas a su puesto. 21. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada dentro del marco normativo al que deberá sujetarse la Institución. 22. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 9 de 25

13 Nombre del puesto: S U B J E F E/A DE DEPARTAMENTO D I F U S I Ó N Objetivo: Dar seguimiento a las campañas de comunicación social y apoyar la difusión en los medios masivos y alternativos de comunicación, a fin de contar con el material necesario que oriente el quehacer institucional. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Jefe/a de Departamento de Difusión y Ediciones Personal a su cargo: Técnico/a A Medios de Comunicación y Síntesis Informativa Profesional Ejecutivo/a Redes Sociales y Producción Audiovisual Técnico/a B Redactor y Redes Sociales 10 de 25

14 Funciones: 1. Apoyar en la realización y seguimiento de las campañas institucionales. 2. Registrar las llamadas por concepto de las campañas que se reciben en el CIJ Contigo y en los Centros, mediante el sistema informático REGLLAM. 3. Asesorar y proporcionar apoyo a las unidades operativas que lo requieran para el correcto registro de la información, en el sistema. 4. Apoyar en la supervisión cualitativa y cuantitativa de la difusión institucional en los medios de comunicación masivos y alternativos. 5. Elaborar los reportes de los espacios propios que las unidades operativas tienen en los medios de su localidad, tanto en los de comunicación masiva como en los alternativos. 6. Realizar tomas fotográficas y grabación de audio y video en los eventos y actividades relevantes de la Institución. 7. Reportear y redactar boletines de prensa y notas informativas de eventos institucionales para la Revista CIJ Informa, así como para la página web. 8. Participar en la elaboración de guiones para programas y spots de radio y televisión. 9. Redactar reportajes para instituciones u organismos con los que se acuerda colaboración. 10. Enviar la Síntesis Informativa a los directivos de la Institución. 11. Corregir semblanzas, ponencias y programa del Congreso Internacional de Adicciones. 12. Revisar y dar seguimiento al manejo de las cuentas de las unidades operativas en Facebook y proporcionar asesoría para la administración y generación de contenidos. 13. Elaborar los reportes estadísticos y análisis de las cuentas institucionales. 11 de 25

15 14. Reportear y redactar notas informativas de eventos institucionales. 15. Elaborar el informe trimestral, semestral y anual para la Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales y Dirección de Prevención. 16. Coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo. 17. Apoyar en la coordinación de Concursos Nacionales, distribuir la Convocatoria, organizar los trabajos, coadyuvar en el proceso de calificación y premiación de los participantes. 18. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 12 de 25

16 Nombre del puesto: T É C N I C O/A A M E D I O S D E C O M U N I C A C I Ó N Y S Í N T E S I S I N F O R M A T I V A Objetivo: Establecer relación con los medios de comunicación, con la finalidad de difundir los servicios institucionales, así como recopilar las noticias relevantes acerca de adicciones y temas afines al quehacer institucional, para la emisión de la síntesis informativa. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Subjefe/a de Departamento Difusión Personal a su cargo: 13 de 25

17 Funciones: 1. Redactar y coordinar el envío de invitaciones y boletines de prensa de los eventos institucionales a los medios de comunicación, así como registrar su asistencia en los mismos. 2. Mantener actualizado el directorio de medios de comunicación (radio, televisión, prensa e internet). 3. Redactar notas, reportajes y pies de foto para las publicaciones institucionales. 4. Realizar la grabación de audio, así como tomas fotográficas en eventos institucionales. 5. Asistir en la corrección de material de difusión, como dípticos, folletos y cuadernillos. 6. Elaborar y enviar la Síntesis Informativa a los directivos de la Institución. 7. Mantener actualizado el inventario de la bodega de publicaciones institucionales. 8. Coordinar la distribución y el empaque de material de difusión institucional a las unidades operativas. 9. Registrar y elaborar informes trimestrales de difusión de las unidades operativas en los medios de comunicación. 10. Corregir semblanzas, ponencias y programa del Congreso Internacional en Adicciones. 11. Redactar reportajes para instituciones u organismos con los que se acuerda colaboración. 12. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 14 de 25

18 Nombre del puesto: PROFESIONAL EJECUTIVO/A REDES SOCIALES Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL Objetivo: Proponer, coordinar y dar seguimiento a las estrategias en redes sociales, así como apoyar en la realización de los concursos nacionales organizados por la Institución. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Subjefe/a de Departamento Difusión Personal a su cargo: 15 de 25

19 Funciones: 1. Diseñar la estrategia institucional en redes sociales, proponiendo y realizando contenidos para la administración de las cuentas correspondientes a unidades operativas y oficinas centrales. 2. Administrar la cuenta oficial de Facebook. 3. Revisar y dar seguimiento al manejo de las cuentas de las unidades operativas en Facebook y proporcionar asesoría para la administración y generación de contenidos. 4. Elaborar los reportes estadísticos y análisis de las cuentas institucionales. 5. Reportear y redactar notas informativas de eventos institucionales. 6. Apoyar en la organización y realización de los Concursos Nacionales. 7. Realizar la grabación de audio y video, así como tomas fotográficas en los eventos institucionales. 8. Instalar el equipo de audio y las exposiciones en eventos institucionales. 9. Realizar guiones para programas y spots de radio y televisión, así como la producción y postproducción de los mismos. 10. Redactar reportajes para instituciones u organismos con los que se acuerda colaboración. 11. Elaborar y enviar la Síntesis Informativa a los directivos de la Institución. 12. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 16 de 25

20 Nombre del puesto: TÉCNICO/A B REDACTOR Y REDES SOCIALES Objetivo: Apoyar en la redacción y revisión de textos, así como en el seguimiento de la estrategia en redes sociales. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Subjefe/a de Departamento Difusión Personal a su cargo: 17 de 25

21 Funciones: 1. Redactar notas, reportajes y pies de foto para las publicaciones institucionales. 2. Realizar la grabación de audio, así como tomas fotográficas en eventos institucionales. 3. Asistir en la corrección de material de difusión, como dípticos, folletos y libros. 4. Elaborar y enviar la Síntesis Informativa a los directivos de la Institución. 5. Corregir semblanzas, ponencias y programa del Congreso Internacional de Adicciones. 6. Redactar reportajes para instituciones u organismos con los que se acuerda colaboración. 7. Revisar y dar seguimiento al manejo de las cuentas de las unidades operativas en Facebook y proporcionar asesoría para la administración y generación de contenidos. 8. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 18 de 25

22 Nombre del puesto: S U B J E F E/A DE DEPARTAMENTO E D I C I O N E S Objetivo: Elaborar, coordinar y supervisar las publicaciones institucionales, así como el diseño gráfico de nuevos materiales, innovando y creando propuestas funcionales para nuevas estrategias de comunicación visual. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Jefe/a de Departamento Difusión y Ediciones Personal a su cargo: 19 de 25

23 Funciones: 1. Diseñar y coordinar la edición de las publicaciones institucionales, como libros, cuadernillos, folletos, carteles, material didáctico, señalización, así como las imágenes e identidad gráfica de eventos institucionales, mantas pendones, brochures y diferentes tipos de materiales visuales. 2. Diseñar y supervisar el diseño editorial de la Revista CIJ Informa y de la Revista Internacional de Investigación en Adicciones. 3. Coordinar la adecuada aplicación de logotipos y el diseño editorial de las coediciones de publicaciones institucionales. 4. Apoyar los requerimientos de las diferentes áreas en cuanto a diseño de sus materiales e identidad gráfica de sus eventos. 5. Buscar y proponer nuevos materiales promocionales para difusión institucional, como gorras, plumas, tazas, llaveros y playeras, entre otros. 6. Supervisar la actualización de las publicaciones. 7. Revisar y aprobar las publicaciones y materiales de difusión entregados por los impresores, así como apoyar en la coordinación de su traslado del almacén a las oficinas. 8. Apoyar en los eventos institucionales con el montaje de exposiciones, mantas, pendones, grabación de video y tomas fotográficas. 9. Supervisar las aplicaciones del diseño gráfico, como composición, equilibrio, color, forma, técnica, tipografía y normas básicas, en los materiales de la institución. 10. Realizar el retoque en las fotografías que le sean requeridas. 11. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 20 de 25

24 Nombre del puesto: T É C N I C O/A A (2) DI S E Ñ A D O R GRÁFICO Objetivo: Diseñar y elaborar materiales gráficos que apoyen y fortalezcan la difusión y promoción de la Institución. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Subjefe/a de Departamento Ediciones Personal a su cargo: 21 de 25

25 Funciones: 1. Diseñar la identidad gráfica y dar seguimiento al cumplimiento de las normas gráficas institucionales. 2. Diseñar las portadas y los interiores de los libros institucionales, materiales didácticos y de divulgación (cuadernillos, folletos, dípticos, trípticos, personificadores, gafetes, etc.), así como diplomas y constancias para cursos y eventos institucionales. 3. Realizar el diseño editorial de la Revista CIJ Informa y de la Revista Internacional de Investigación en Adicciones. 4. Elaborar los archivos para las coediciones de material impreso, incluyendo los mensajes y los logotipos de los patrocinadores. 5. Corregir los textos y retocar las imágenes con las modificaciones que le sean requeridas. 6. Realizar cuadros estadísticos, gráficos, tablas, mapas e ilustraciones que apoyen los contenidos de las publicaciones. 7. Brindar apoyo a las diferentes áreas de la Institución en tareas de diseño de mantas, croquis de localización y letreros, entre otros. 8. Realizar el retoque y la impresión de material fotográfico requerido para las presentaciones institucionales. 9. Proponer el diseño de materiales de difusión como: gorras, plumas, playeras, tazas, entre otros. 10. Actualizar los archivos de las publicaciones que diseñe y respaldarlos. 11. Realizar toma fotográfica y grabación de audio y video en los eventos y actividades relevantes de la Institución, cuando le sea requerido. 22 de 25

26 12. Editar el material audiovisual que le sea solicitado, de acuerdo con la tecnología que le permita realizarlo. 13. Diseñar materiales interactivos que requieran las áreas para la promoción de los servicios institucionales. 14. Colaborar en la realización y montaje de exposiciones institucionales. 15. Apoyar en la realización de los Concursos Nacionales. 16. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 23 de 25

27 Nombre del puesto: T É C N I C O/A R E V I S T A CIJ, C O R R E C T O R Y R E D A C T O R D E TEXTOS Objetivo: Llevar a cabo la corrección y redacción de los textos enviados por las diferentes áreas de la Institución, para una mejor comprensión de sus contenidos. Ubicación: Dirección General Dirección General Adjunta Normativa Dirección de Prevención Subdirección de Movilización Social y Proyectos Especiales Departamento de Difusión y Ediciones Jefe Inmediato: Subjefe/a de Departamento Ediciones Personal a su cargo: 24 de 25

28 Funciones: 1. Revisar y corregir los textos de la Revista Internacional de Investigación en Adicciones. 2. Registrar, organizar, corregir e integrar la información que se publica en la revista CIJ Informa. 3. Apoyar al Jefe del Departamento en la coordinación editorial de la Revista CIJ informa. 4. Redactar notas, reportajes y pies de foto para las publicaciones institucionales. 5. Elaborar y enviar la Síntesis Informativa a los directivos de la Institución. 6. Revisar y corregir los textos propuestos por las diferentes áreas para las publicaciones institucionales. 7. Apoyar en el cotejo de textos de artículos, ponencias y programas institucionales. 8. Reportear y redactar notas informativas de eventos institucionales. 9. Redactar invitaciones y boletines de prensa de los eventos institucionales. 10. Organizar y dar seguimiento al proceso de impresión, reimpresión y coedición de publicaciones institucionales tanto técnico-científicas como de material de difusión. 11. Registrar y elaborar informes trimestrales de los materiales coeditados por las diferentes unidades operativas. 12. Corregir semblanzas, ponencias y programas del Congreso Internacional de Adicciones. 13. Redactar reportajes para instituciones u organismos con los que se acuerda colaboración. 14. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su Jefe/a inmediato/a. 25 de 25

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